Protection des données personnelles

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données personnelles décrits dans cette notice est l'association ASS ENFANTS MUSIQUE SPECTACLE (EMS), dont le siège social est situé au 7 allée des Tulipes, 33720 Podensac, France.

Pour toute question relative à l'utilisation des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter l'association à l'adresse suivante : contactenfantmusiquespectacle@gmail.com.

2. Données collectées

Lors de l'inscription d'un enfant à un séjour, l'association peut recueillir les informations suivantes :

• Identité du participant : prénom, nom et, lorsque nécessaire, date de naissance.
• Coordonnées : adresse électronique, adresse postale et numéros de téléphone des responsables légaux.
• Inscription et adhésion : séjour choisi, participation antérieure aux activités d'EMS, informations nécessaires à la gestion de l'inscription et de l'adhésion familiale.
• Paiement : mode de règlement des arrhes et informations nécessaires au suivi administratif du paiement.
• Organisation du séjour : pratique artistique, choix du transport, ville de départ en bus et format du support pédagogique.
• Préparation de l'accueil : allergies, intolérances, traitements médicaux et contraintes alimentaires, dans la mesure où ces informations sont nécessaires à la sécurité et à l'accueil de l'enfant.
• Origine de la prise de contact : réponse facultative concernant la manière dont la famille a connu l'association.
• Droit à l'image : choix et autorisations relatifs à l'utilisation de l'image du participant.

Les données demandées sont limitées à celles nécessaires aux finalités indiquées. Les données bancaires complètes ne doivent pas être collectées par le formulaire lorsqu'elles ne sont pas nécessaires à l'association.

3. Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des inscriptions et des séjours : traitement des demandes, échanges avec les responsables légaux et préparation de l'accueil. Le traitement repose, selon le cas, sur les mesures précontractuelles demandées par la famille et sur l'exécution des engagements liés à l'inscription.
• Gestion de l'adhésion et des paiements : gestion administrative et comptable de l'association et respect de ses obligations légales.
• Sécurité et accueil des enfants : prise en compte des allergies, contraintes alimentaires et informations médicales pertinentes. Les données de santé ne sont traitées que si les conditions particulières prévues par la réglementation sont réunies.
• Historique des participations : gestion des inscriptions antérieures et suivi administratif des familles, dans la limite d'une durée de conservation définie et justifiée.
• Droit à l'image : gestion des autorisations et des refus relatifs aux usages indiqués.
• Statistiques internes sur l'origine des inscriptions : compréhension des moyens par lesquels les familles découvrent l'association, à partir de la réponse facultative au formulaire.

L'association ne vend pas les données personnelles et ne les utilise pas à des fins publicitaires.

4. Caractère obligatoire des informations

Les informations strictement nécessaires à l'inscription ou à l'organisation du séjour doivent être renseignées pour permettre à l'association de traiter la demande.

Les informations facultatives, notamment la manière dont la famille a connu EMS et les choix relatifs au droit à l'image, ne doivent pas conditionner l'inscription lorsqu'elles ne sont pas nécessaires à celle-ci.

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles aux membres et responsables habilités de l'association qui en ont besoin pour gérer les inscriptions, les paiements et l'organisation des séjours.

Elles peuvent être communiquées aux organismes ou prestataires concernés lorsque cela est nécessaire, notamment pour le paiement, l'organisation des transports ou la sécurité des participants.

Le paiement par l'intermédiaire de HelloAsso, lorsqu'il est choisi, est soumis aux conditions et à la politique de confidentialité de cette plateforme. Les données traitées par HelloAsso ne sont pas nécessairement identiques à celles enregistrées dans la base de données de l'association.

Les informations de santé sont accessibles uniquement aux personnes habilitées qui en ont besoin pour préparer le séjour ou assurer la sécurité de l'enfant.

Les données ne sont pas communiquées à des tiers à des fins publicitaires.

6. Hébergement et sécurité

Les données du formulaire sont enregistrées dans une base de données hébergée sur le serveur utilisé par l'association. Ce serveur est installé au domicile du président et repose sur une machine lui appartenant.

L'association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé. L'accès aux données doit être limité aux personnes habilitées et les accès administratifs au serveur doivent être sécurisés.

7. Durée de conservation des données

Les réponses au formulaire d'inscription sont conservées pendant une durée de trois ans à compter de la dernière inscription de l'enfant auprès de l'association Enfant Musique Spectacle (EMS).

À l'issue de cette période, les données sont soit anonymisées de manière irréversible afin de permettre leur utilisation à des fins statistiques, soit supprimées de la base de données.

Les données relatives à la santé, notamment les allergies, intolérances et traitements médicaux, font l'objet d'une attention particulière. Elles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la préparation et à la sécurité du séjour, puis sont supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale ou nécessité particulière justifiant leur conservation.

Les documents comptables et justificatifs soumis à des obligations légales de conservation sont conservés pendant les durées applicables à ces documents.

8. Droits des personnes, droit à l'effacement et exercice des droits

Les responsables légaux peuvent demander la suppression des données personnelles de leur enfant en écrivant à contactenfantmusiquespectacle@gmail.com.

L'association examine chaque demande et procède à l'effacement des données lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies. Certaines données peuvent néanmoins devoir être conservées pour satisfaire à une obligation légale ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Les responsables légaux peuvent également exercer, dans les conditions prévues par la réglementation, les droits d'accès, de rectification, de limitation du traitement et d'opposition, ainsi que le droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable.

Après effacement, les données ne sont plus utilisées pour la gestion des inscriptions. Seules des données effectivement anonymisées, ne permettant plus d'identifier une personne, peuvent être conservées à des fins statistiques.

Pour toute demande ou question relative aux données personnelles, contactez EMS à l'adresse contactenfantmusiquespectacle@gmail.com.

Les demandes concernant les données d'un enfant sont examinées en tenant compte de son âge, de sa capacité à exercer ses droits et de l'autorité de la personne qui formule la demande.

Si une personne estime que ses droits ne sont pas respectés après avoir contacté l'association, elle peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

9. Cookies et autres traceurs

Le site ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun autre traceur destiné au suivi de la navigation ou à la mesure d'audience.

Les services externes accessibles par lien, notamment Google Forms, HelloAsso, Instagram et Facebook, sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité et de cookies.

10. Mise à jour de la notice

La présente notice peut être mise à jour en cas d'évolution du formulaire, des traitements de données, des outils techniques ou de la réglementation applicable.